SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem konseptual yang membantu manajer perusahaan mengelola sumberdaya personel adalah HRIS (Human Resource Information System). Selanjutnya istilah HRMS (Human Resource Management System) semakin populer. Beberapa perusahaan tidak memiliki HRIS berbasis komputer, tapi perusahaan yang memiliki HRIS biasanya menempatkannya dalam SDM. Di beberapa perusahaan, HRIS adalah bagian dari suatu unit lain seperti IS atau akuntansi. Di dalam SDM, HRIS biasanya mempuat pelaporan kepada direktur SDM. Personel dalam HRIS meliputi para manajer dan segala jenis spesialis informasi.
Sejumlah penelitian dilakukan oleh Association of HRSP (Human Resource Systems Professionals), dan temuan penelitian tersebut memberikan pandangan mengenai status HRIS.
Evolusi HRIS
Beberapa tahun belakangan ini, dua pengaruh berdampak besar pada HRIS. Pertama, peraturan pemerintah menyadarkan manajemen puncak perlunya sistem SDM konseptual yang baik. Kedua, komputer mikro memungkinkan unit SDM meiliki hardware dan software-nya sendiri –gambaran dari EUC. Kedua pengaruh ini telah meningkatkan HRIS pada tingkat manajemen strategis, dan telah memacu perpindahan aplikasi SDM dari IS ke SDM.
Database HRIS
Database HRIS berisi bukan hanya data mengenai karyawan tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personel. Data Non-karyawan termasuk organisasi seperti agen tenaga kerja, akademi, universitas, serikat pekerja, dan pemerintah. Data perorangan misalnya pelamar, tanggungan, ahli waris, keluarga yang ditinggalkan.
Di banyak perusahaan, database HRIS dikelola di IS. DBMS yang paling populer berada di mainframe. Data dapat dimasukkan baik oleh manajer maupun oleh nonmanajer dalam perusahaan, atau pada tingkat yang lebih sedikit, oleh elemen lingkungan.
Output HRIS
Output HRIS paling sering berbentuk laporan periodik dan database queries, tetapi model matematika dan expert system (sistem pakar) dapat juga digunakan. Output dihasilkan oleh software pesanan atau siap pakai, dan software pesanan sering merupakan hasil kerjasama IS dan SDM.
Subsistem workforce management dan subsistem perekrutan menggambarkan penerapan yang tidak seimbang; aplikasi seperti pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan penelusuran pelamar telah digunakan di banyak perusahaan, sedangkan perencanaan dan pemodelan workforce management tampaknya diabaikan karena satu dan lain alasan. Dari enam subsistem output, subsistem kompensasi paling luas diterapkan, yaitu sebesar 88% perusahaan HRSP melaporkan penggunaannya. Subsistem workforce management (manajemen angkatan kerja) paling sedikit digunakan, dengan 65% penggunaan. Subsistem pelaporan lingkungan dan subsistem benefit juga sering dipakai, dengan penggunaan 85% dan 84% penggunaan. Lebih separuh perusahaan HRSP melaporkan bahwa hampir semua aplikasi mereka terintegrasi.
HRIS Masa Kini
Pada tahun 1980-an HRIS muncul sebagai sistem informasi fungsional yang sah, tetapi masih terus berjuang untuk diakui. Sebagian besar eksekutif tampaknya menganggap HRIS kurang bernilai dibandingkan sistem fungsional lain. Terdapat potensi yang besar bagi HRIS, tetapi agar potensi tersebut tercapai, manajemen puncak harus meningkatkan dukungannya.

MODEL HRIS


Model HRIS meliputi tiga subsistem input :
• SIA (Sistem Informasi Akuntansi).
Menyediakan data personil yang berkaitan dengan keuangan.
• Penelitian Sumber Daya Manusia.
Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh
 Penelitian Suksesi (succession study).
 Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation).
 Penelitian keluhangrievance studies)

• Inteligen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi :
 Inteligen Pemerintah
 Inteligen Pemasok
 Inteligen Serikat Pekerja
 Inteligen Masyarakat global
 Inteligen masyarakat Keuangan
 Inteligen Pesaing
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil.
Model HRIS meliputi enam subsistem output yaitu :
• Subsistem Perencanaan Kerja.
• Subsistem Perekrutan
• Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
• Subsistem Tunjangan.
• Subsistem Benefit.
• Subsistem Pelapor Lingkungan.

Pengelolaan HRIS pada organisasi

HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar; dimulai dari :
Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development), Compensation and Benefit (Compensation and Benefit), Manajemen Kinerja (Performance Management), Perencanaan Karir (Career Planning), Hubungan Karyawan (Employee Relations), Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
- Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
- Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-the-job training dan coaching disusul training.
- Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
- Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:
Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized
- Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
- Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
- Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
- Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.